Make your own free website on Tripod.com

PEDOMAN PAMERAN

Salah satu bentuk kegiatan filateli yang penting populer dan dikenal secara luas oleh masyarakat khususnya masyarakat filateli adalah Pameran Filateli. Kegiatan ini merupakan ajang utama bagi para filatelis untuk menampilkan koleksi terbaiknya untuk dinilai. Walaupun pada dasarnya kegiatan pameran ini bisa hanya sebagai pameran biasa atau tidak dipertandingkan tetapi yang sering dan umum bagi filatelis adalah pameran tersebut selalu dipertandingkan. Untuk mengetahui lebih jauh tentang pameran filateli berikut ini diuraikan beberapa hal tentang pameran filateli.

Jenis Pameran Filateli

Pameran Filateli merupakan arena utama kegiatan yang diwujudkan dengan menampilkan berbagai jenis koleksi benda filateli yang didasarkan pada kelas pameran.

Tujuan penyelenggaraan pameran filateli antara lain :

  1. Melihat perkembangan kegiatan filateli melalui koleksi para filatelis
  2. Meningkatkan minat masyarakat dalam kegiatan filateli
  3. Meningkatkan mutu filatelis agar dapat berkembang dan berprestasi baik ditingkat nasional maupun Internasional
Pameran filateli dapat bersifat kompetisi atau dipertandingkan, tetapi dapat pula bersifat non kompetisi atau tidak dipertandingkan umumnya yang berskala kecil dengan maksud sebagai promosi kegiatan filateli.

Pameran filateli menurut wilayahnya dapat dibagi menjadi :

  1. Pameran Filateli Tingkat Nasional
  2. Pameran Filateli Tingkat Internasional
  1. Pameran Filateli Tingkat Nasional Jenisnya dapat dibagi menjadi :
  1. PAMERAN NASIONAL FILATELI ( PANFILA)

  2. Pameran Nasional Filateli diselenggarakan paling sedikit satu tahun sekali dalam lingkup nasional. Penyelenggaraan Panfila ditetapkan dalam rapat Tahunan Nasional (RTN) Perkumpulan Filateli Indonesia (PFI) Dalam RTN PFI ditetapkan kota penyelenggaraan PANFILA dan sebagai tuan rumah ditetapkan/ditunjuk Pengurus Daerah Perkumpulan Filatelis Indonesia ( PD-PFI) setempat melalui keputusan RTN PFI. Panfila dapat diselenggarakan di Ibukota propinsi atau kota lain yang fasilitas dan prasarananya dapat mendukung penyelenggaraan pameran. Tuan rumah penyelenggara Panfila sekurang-kurangnya pernah menyelenggara- kan Pameran Nasional Filateli ( PANFILA). Pada dasarnya setiap Panfila harus mempertandingkan semua kelas kompetisi yang diakui. Pengurus Pusat Perkumpulan Filatelis Indonbesia (PP-PFI) akan menunjuk seorang koordinator untuk membantu persiapan dan penyelenggaraan PANFILA termasuk menetapkan kelas-kelas yang dipertandingkan (kompetisi) maupun tidak (non kompetisi). Penyelenggaraan Panfila ditetapkan sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun sebelum pelaksanaan pameran. Panfila diselelnggarakan oleh PP-PFI tetapi dalam pelaksanaannya PP-PFI dapat menunjuk PD-PFI untuk menyelenggarakannya.
     
  3. PAMERAN REGIONAL FILATELI (PARFILA)

  4. Pameran Regional Filateli (PARFILA) diselenggarakan paling sedikit satu kali dalam setahun dengan lingkup tingkat propinsi atau bebarapa propinsi dalam satu pulau. Penyelenggaraan Parfila ditetapkan dalam Rapat Tahunan Daerah (RTD) PFI pada tahun sebelumnya sekaligus menetapkan pula Pengurus Cabang (PC) PFI dan kota tempat penyelenggaraannya. Dalam Parfila tidak semua kelas harus dipertandingkan, tetapi ditentu- kan berdasarkan kemampuan filatelis di daerahnya dan koleksi yang ada. Dalam Parfila dapat mengundang keikutsertaan filatelis dari luar daerah. Penyelenggara Parfila adalah Pengurus Daerah Perkumpulan Filateli Indonesia dan diselenggarakan oleh PC-PFI setempat. Jika dipertandingkan kelas pameran dalam parfila terbatas untuk kelas umum saja antara lain kelas tradisional dan kelas tematik untuk dewasa dan remaja. Apabila dimungkinkan PC-PFI setempat dapat pula menunjuk salah satu klub filateli anggota PC-PFI setempat untuk melaksanakan Palfila. Penyelenggaraan Palfila ditentukan dalam rapat tehunan cabang (RTC) PFI atau saran Kepala Kantor Pos setempat.
     
  5. PAMERAN FILATELI LAINNYA
Pameran filateli ini bersifat eksibisi dan dapat di- selenggarakan sewaktu-waktu oleh perorangan/ instansi tertentu seperti klub filateli, Pramuka Pecinta Filateli (PPF) dan lain-lain. Jenis pameran ini lebih bersifat promosi agar kegiatan ini lebih banyak diminati oleh masyarakat luas. Penyelenggaraan kegiatan pameran ini sebaiknya memberitahukan kepada PC-PFI setempat agar dapat membantu penyelenggaraan, bahkan dapat terlibat secara langsung dalam pameran tersebut. Persiapan penyelenggaraan pameran ini tidak serumit atau tidak sesulit pameran yang bersifat kompetisi. Yang terpenting dalam pameran ini adalah adanya tempat, panil-panil pameran serta bahan atau koleksi benda filateli yang akan ditampilkan .
Contoh Pmeran filateli lainnya adalah :
2. Pameran Filateli Tingkat Internasional
Pada pameran filateli tingkat Internasional, bagi Indonesia yang tergabung dalam keanggotaan Federasi Filateli Asia Pasifik yaitu F.I.A.P ( Federation Inter Sian Philately) dan Federasi Filateli tingkat Internasional yaitu FIP ( Federation Internationale de Philatelie) diklasifikasikan menjadi :
  1. PAMERAN FILATELI DUNIA Pameran Filateli Dunia dapat dibagi menjadi :
    1. Pameran filateli umum ( General Exhibition) yang mempertandingkan semua kelas yang diakui oleh FIP dan terbuka untuk semua filatelis dari federasi filateli negara anggota FIP
    2. Pameran filateli khusus (Specialized Exhibition) yang mempertandingkan satu atau beberapa kelas tertentu saja dan terbuka untuk semua federasi filatelis negara-negara anggota FIP.
  2. PAMERAN FILATELI INTERNASIONALPameran Filateli Internasional dapat dibagi menjadi :
    1. Pameran Filateli Umum ( General Exhibition) yang mempertandingkan semua kelas yang diakui FIP dan terbatas pada para filatelis dari federasi filatelis negara-negara anggota FIAP.
    2. Pameran Filateli Khusus ( Specialized Exhibition) yang mempertandingkan beberapa kelas tertentu saja yang diakui oleh FIP dan terbatas pada para filatelis dari federasi negara-negara anggota FIAP.
    3. Pameran filateli lainnya.
Pengakuan pada pameran filateli tingkat Internasional dapat berupa :
  1. Patronage, yang diberikan FIP untuk pameran filateli dunia.
  2. Auspices, yang diberikan oleh FIP untuk pameran filateli internasional.
  3. Support yang diberikan oleh FIP untuk pameran lainnya.
Pada pameran filateli Internasional yang memperoleh pengakuan patronage dari FIAP bisa juga memperoleh pengakuan auspices dari FIP. Di Indonesia pada Panfila yang mengundang juga juri pameran dari negara lain ( Anggota FIAP) maka pameran dapat diberikan pengakuan support oleh FIAP, baik pengakuan patronage, auspices maupun support pihak penyelenggara wajib mengadakan kontrak dengan federasi filateli (FIP/FIAP) dan membayar sejumlah biaya kontrak, sehingga penyelenggaraan pameran benar-benar sesuai dengan ketentuan internasional karena hasilnya akan diperhitungkan dan diakui oleh federasi filateli internasional. Sebagai contoh adalah PameranFilateli Asia Fasific Jakarta 1995 yang selain memperoleh pengakuan patronage FIAP juga memeperoleh auspices dari FIP. Dalam hal ini FIP/FIAP memperbantukan juri pameran internasional. Pameran filateli Indonesia 2000 juga memperoleh patronage dari FIP. Untuk menyelenggarakan sebuah pameran filateli lebih-lebih yang bertaraf internasional diperlukan waktu yang cukup lama. Hal ini diperlukan untuk memberi kesempatan kepada para filatelis mempersiapkan keikutsertaannya sejak mulai menyusun, mendaftar dan sebagainya. Disisi lain memberi kesempatan kepada panitia penyelenggara untuk mempersiapkan penyelenggaraannya dengan baik. Pada pameran filateli tingkat dunia penyelenggaraannya dipersiapkan antara 3-5 tahun sebelumnya.Pada pameran filateli tidak dikenal biaya pendaftaran, yang dikenal adalah biaya muka panil (frame fee) yang dihitung berdasarkan frame. Untuk kelas remaja pada semua jenis pameran tidak dikenakan fee. Pada pameran filateli tingkat internasional frame fee dibayar dengan mata uang asing.

KELAS DALAM PAMERAN

Dalam ketentuan GRES yang diterbitkan oleh fedeerasi Filatelis tingkat dunia (federtion Internasionale de Philateliie/FIP) dikenal ada 3 kelas non kompetisis dan 10 kelas kompetisi yang umumnya diselenggarakan pada pameran filateli umum (General Exhibition), yaitu :

A. Group Kelas Non Kompetisi

A.1. Kelas Kehormatan (Court of Honour) yang menampilkan koleksi khusus milik tokoh-tokoh terkenal misalnya kepala negara/ raja/ratu.
A.2.  Kelas Dinas Pos (Official Class) yang menampilkan koleksi eksibisi milik Administrasi Pos nnegara tertentu yang diundang panitia.
A.3.  Kelas Juri (jurry class) yang menampilkan koleksi milik para juri

B. Group Kelas Kompetisi

B.13.  Kelas Filateli Tradisional (Tradisional Philately), yaitu koleksi benda filateli yang disusun berdasarkan suatu negara atau suatu masa dari negara tertentu.
B.2. . Kelas Sejarah Pos ( Postal History) yaitu koleksi yang menampilkan sampul surat/kartu pos yang pernah dikirimkan melalui jasa pos atau prangko bekas yang terbaca jelas cap posnya dari suatu negara dan kurun masa tertentu.
B.3 Kelas Benda Pos Bercetakan Prangko( Postal Stationary) yaitu koleksi yang dikhususkan pada benda pos bercetakan prangko seperti sampul, kartupos, warkat atau aerograme dan lain-lain yang diterbitkanseccara resmi oleh dinas pos.
B.4.  Kelas Filateli Udara ( Aerophilately), yaitu koleksi yang berkaitan dengan pos udara seperti sampul, kartu pos, warkat atau aerogramme dan lain-lain yang diterbikan secara resmi oleh dinas pos.
B.5 Kelas Filateli Angkasa Luar (Astrophilately), yaitu koleksi yang berkaitan dengan angkasa luar seperti surat yang dikirim menggunakan roket ( rocket mail) atau cap pos khusus ynag berhubungan dengan perjalanan angkas luar
B.6 Kelas Filateli Tematik (Thematic Philately), yaitu koleksi benda filateli yang disusun berdasarkan tema tertentu yang dipilih kolektornya misalnya, flora fauna, tokoh, olahraga, bangunan, pramuka dan lain-lain
B.7. Kelas Kartu Maksimum (Maximaphily) disini koleksi tematik ditampilkan dalam bentuk kartu maksimum yaitu kartu pos bergambar setema dengan prangko yang ditempel pada kartupos tersebut.
B.8. Kelas Filateli Fiskal ( Revenue Philately ) yaitu koleksi yang menampilkan benda filateli berkaitan dengan fiskal seperti materai, materai pajak, sumbangan ongkos cetak,leges dan lain-lain. 
B.9.  Kelas Filateli Remaja ( Youth Philately) yaitu koleksi yang disusun oleh peserta remaja sesuai kelompok usianya , dibagi lagi menjadi :

- Kelompok A usia £ 15 tahun 2-4 frame 

- Kelompok B usia 16-17 tahun 2-4 frame 

- Kelompok C usia 18-19 tahun 3-5 frame 

- Kelompok D usia 20-21 tahun 3-5 frame

B.10 Kelas Literatur Filateli (Literatur Philately) yaitu koleksi yang diikut sertakan bukan merupakan benda filateli namun berupa tulisan yang berkaitan dengan filateli dan dibagi menjadi ;

- Seksi 1 Buku dan terbitan studi filateli

- Seksi 2 Jurnal,terbitan,buletin dan majalah filateli 

- Seksi 3 Katalog Filateli 

kadangkala juga ditambahkan seksi untuk dokumenter seperti film,video, homepage,kaset,CD,LD,CD-Rom,VCD dan lain-lain

Pada awalnya kelas kompetisi dikelompokan dalam 2 kelas utama yaitu kelas Filateli Tradisional dan kelas Fialteli Tematik, kemudian dikembangkan menjadi beberapa kelas baru sesuai minat dan perkembangannya.
Pada beberapa pameran juga kadang kala dipertandingkan kelas Filateli Modern (Mophila Salon) yaitu kelas khusus yang menampilkan benda-benda filateli terbitan 10 tahun terakhir sebelum pameran. Kelas filateli moderen dijuri oleh dewan juri namun kelas ini diberikan penilaian tersendiri bukan dalam bentuk nilai dan medali. Para pemenang pada kelas mophila salon meraih urutan I,II dan III serta mendapat penghargaan khusus selain kelas diatas, khususnya pada pameran umum (General Exhibition) juga dapat ditambah satu kelas para juara (Championship Class) yaitu kelas khusus koleksi peserta yang pernah meraih sekurang-kurangnya 3 kali medali emas besar (large gold) dalam pameran filateli yang diakui FIP dalam kurun waktu 10 tahun terakhir. Pemenang utama kelas para juara ini nantinya berhak menyandang Grand prix de honour. Filatelis peraih medali large gold atau Grand Prize hanya dapat memenangkan 1 kali setahun. Koleksi yang diikut sertakan dalam kelas para juara (Championship Class) tidak dibenarkan ditampilkan lagi dalam kelas pameran lainnya.
Indonesia saat ini sedang menggalakkan salah satu kelas baru yang merupakan pengembangan dari kelas Filateli Tematik, yaitu kelas Filateli Ekologi (Ecologycal Philately Ecophila). Koleksi ecophila merupakan koleksi filateli yang menampilkan benda filateli yang bertema lingkungan. Kepedulian filatelis pada isu penyelamatan lingkungan menjadi tema sentral koleksi ini.
Dalam pameran lokal filateli (Palfila) dapat dipertandingkan kelas pemula dimana ditampilkan cukup 1 frame= 16 lembar. Kelas pemula ini terbuka bagi filatelis remaja anggota klub dan baru pertama kali ikut pameran. Kepada peserta pada kelas pemula tidak diberikan medali tapi berupa penghargaan.Kelas ini disebut juga kelas Social philately.
PERSIAPAN PAMERAN FILATELI

Nama kegiatan

Nama kegiatan untuk pameran harus mencerminkan kegiatan pameran filateli, sehingga dapat diketahui/dikenal oleh masyarakat luas. Nama pameran umumnya menggunakan istilah /singkatan yang populer sebagai upaya publikasi/menarik massa namun dapat pula tanpa singkatan. Ciri khas lain adalah pada akhir nama pameran diikuti tahun penyelenggaraan. Penggunaan nama kota/propinsi/wilayah sebagai nama kegiatan pameran dapat dilakukan, namun tetap didampingi nama kegiatan filateli yang berkaitan(tanpa disingkat). Khusus pada palfila istilah filateli dapat diganti menjadi " Prangko" sebagai upaya menarik massa, namun di lokasi pameran istilah filateli tetap dipakai untuk mensosialisasikan istilah tersebut contoh-contoh penggunaan nama untuk pameran filateli yang pernah berlangsung.

Pameran filateli Internasional

INDONESIA 96

Pameran Filateli remaja Dunia 1996

JAKARTA 95

5 th Asian Philatelic Exhibition 1995

- Panfila

MAKASSAR 97

Pameran nasional Filateli 1997

PANFILA 94

Pameran Nasional filateli 1997
Parfila

GARUT 95

Pameran Regional Filateli 1995
PESTASFIL 92
Pekan Kreativitas Filateli 1992
Filateli Expo 96

Pameran regional Filateli 1996

-Palfila

Festival Filateli Bandung 86

Pameran Prangko Hari Anak Nasional 1986

Dibawah nama kegiatan pameran harus dicantumkan pula nama lokasi kegiatan (venue) kota dan tanggal penyelenggaraan serta jam buka pameran,terutama untuk kegiatan publikasi (poster,spanduk,katalog dan lain-lain).

Pada proposal dan administrasi (surat menyurat, kop) cukup dicantumkan nama kota dan tanggal penyelenggaraan. Khusus untuk Panfila apabila diinginkan logo pameran dapat ditempatkan mendampingi nama pameran. Logo pameran umunya bersifat tematis dan filatelis, mengandung makna yang terkandung dalam logo.bentuk dan pewarnaan logo merupakan kreativitas yang dikembangkan oleh panitia.

Maskot Pameran

Selain logo dapat pula ditambahkan maskot pameran. Maskot pameran umumnya berupa suatu karakter yang bersahabat, periang dan filatelis. Maskot tidak harus berupa karakter binatang. Maskot tidak harus dibuat dalam setiap kegiatan pameran.

Cap Pameran

Cap pameran dibuat untuk diterakan diatas sampul peringatan pameran atau benda filateli yang bertalian dengan kegiatan pameran.

Cap Pameran memuat :

  1. Gambar/desain bersifat tematis (umumnya disesuaikan dengan tema pameran)
  2. Nama pameran
  3. Kota dan tanggal pameran
  4. tema hari pameran (khusus pada jenis cap pameran)
Bentuk dan ukuran cap disesuaikan kreativitas panitia asal hasil pengecapan sempurna. Hindari desain yang rumit, penggunaan huruf terlalu padat dan lain-lain.

Cap pameran dapat dipilih salah satu dari 2 jenis cap dibawah ini :

  1. Cap pameran terusan
  2. Cap pameran harian
Cap pameran terusan berupa 1 buah cap yang meliputi sluruh tanggal pelaksanaan. Cap pameran harian berupa cap pameran yang setiap capnya hanya berlaku 1 hari yang ditetapkan misalnya pelaksanaan pameran 5 hari, maka ada cap pameran harian.

Untuk menggunakan cap pameran, disyaratkan sebagai berikut :

  1. Mengajukan permohonan ijin berikut desain dan maksud penggunaannya kepada PT Pos Indonesia
  2. cap pameran hanya dapat diterakan diatas sampul peringatan pameran atau benda filateli yang bertalian. Tidak dibenarkan penerapan cap diatas benda filateli terbitan luar negeri atau benda lain selain benda pos, misalnya buku, kertas,agenda dan lain-lain.
  3. Cap pameran hanya dapat digunakan selama tanggal yang tercantum pada acap pameran tersebut.
  4. Cap pameran dapat ditempatkan di counter/booth Panitia /PFI atau dibagian informasi/resepsionis dan dijaga oleh panitia. Biasanya disatukan dengan penjualan sampul peringatan pameran.Sebaiknya sebagian dari sampul peringatan telah dibubuhi prangko dan dicap pameran untuk memudahkan penjualan.Setiap penggunaan cap pameran oleh para filatelis tidak perlu dikenakan biaya.
  5. Warna dan jenis pembuatan cap pameran dapat ditentukan sendiri oleh panitia.jenis cap yang dibuat dengan mesin cetak dan bahan plastik dapat menghasilkan teraan yang lebih baik dibandingkan cap dari karet dan diukir tangan.
  6. Pada panfila, cap pameran adalah jenis cap harian dan dibuat dobel untuk mengantisipasi seandainya terjadi kehilangan /kerusakan.
  7. Setelah pameran selesai cap pameran harus dirusak dengan disaksikan oleh panitia dan dibuat berita acaranya. Kembalikan cap pameran kepada Divisi Filateli PT Pos Indonesia secepatnya.Agar tidak hilang, dalam penggunaannya cap pameran diikat dengan tali. Panitia PFI hanya menyimpan dokumentasi berupa cap yang telah diterapkan pada sampul peringatan.
  8. Bedakan cap pameran dengan cap panitia yang digunakan untuk administrasi/kesekretariatan saja.
Untuk mensukseskan penjualan, desain cap dan sampul peringatan dipublikasikan kepada para filatelis yang akan memesannya. Sebarkanlah brosur pameran ke seluruh Unit Divisi Filateli dan sekteretariat PFI di daerah jauh hari sebelumnya.

Untuk mempromosikan kegiatan pameran dapat diterakan cap slogan pada semua surat masuk di Kantor Pos di kota penyelenggara. Ijin dilakukan melalui Kepala Kantor Pos setempat. Cap slogan berisi penjelasan untuk mempromosikan pameran dan mengajak masayarakat untuk mengunjungi pameran. Penjelasan pada cap dilengkapi tanggal,tempat dan jam pameran.

Lokasi Pameran

Lokasi pameran filateli harus dilaksanakan di dalam suatu gedung tertutup. Kondisi gedung yang disyaratkan untuk gedung pameran :

  1. Memiliki ruang yang cukup luas dan cukup untuk penataan panil.
  2. Memiliki sarana penerangan lampu yang cukup memadai di malam hari.
  3. Sinar matahari tidak langsung memasuki ruang pamer
  4. Adanya ruang lain untuk sekretariat,juri,penyimpan panil sementara kegiatan remaja dan lain-lain.
  5. Prasarana pelengkap yang memadai sangat dianjurkan, misalnya AC dan tata suara akustik)
  6. Memiliki aksebilitas bagi keluar masuk pengunjung sehingga tidak ada antrian/berdesakan.
  7. Terletak dilokasi yang strategis dan mudah dijangkau pengunjung dengan angkutan umum.
  8. Memiliki sarana parkir yang memadai.
  9. Keamanan pada siang maupun malam hari terjamin , baik didalam maupun di luar gedung.
Ukuran luas ruang untuk pameran disyaratkan sebagai berikut : - Pameran filateli dunia min 2500 m 2 max 4500 m2

- Pameran filateli internasional min 1000 m2 max 2500 m2

- Panfila min 800 m2 max 2000 m2

- Parfila min 800 m 2 max 2000 m2

- Palfila min 200 m2 max 1000 m2

Tinggi ruang kosong dari muka lantai ke plafon diatasnya > 3,5 meter agar panil mudah dipasang. Apabila ada kegiatan lain untuk kegiatan remaja, booth dan lain-lain dapat ditambahkan luas ruangan di luar persyaratan diatas.

Penyusunan waktu persiapan Kegaiatan

Penyusunan persiapan kegiatan pameran filateli dengan manajemen terpadu meliputi :

  1. Uraian tugas dan petunjuk teknis untuk setiap anggota panitia.
  2. Bachat kegiatan disertai evaluasi kemajuan/keterlambatan yang dicapai.
  3. Laporan kegiatan bulanan kepada PP-PFI / PT Pos Indonesia meliputi persiapan,rencana dan hambatan.
  4. Progres kemajuan setiap unsur kepanitiaan disampaikan di setiap rapat.
  5. Rencana kegiatan setiap unsur kepanitiaan disesuaikan dengan waktu dan keperluan.
  6. Rencana anggaran setiap unsur kepanitiaan untuk disetujui realisasinya.
  7. Rapat rutin baik rapat pleno maupun pada tingkat substansi/dukungan umum/keuangan.
  8. Tindakan yang perlu segera dilakukan apabila ada hal yang mendesak.
Kegiatan panfila dipersiapkan sejak 2 tahun sebelumnya, sedangkan untuk parfila dipersiapkan sejak setahun sebelumnya untuk memberikan kesempatan pendaftaran bagi para peserta dan juga persiapan yang lebih baik bagi suksesnya pameran.

Untuk Panfila pengaturan waktu hal-hal seperti ini hendaknya diperhatikan.

  1. Kepanitiaan ( Ketua, sekretariat, koordinator,komjen dan pendanaan) sudah bekerja 2 tahun sebelumnya.
  2. Komisioner daerah sudah terbentuk lengkap setahun sebelum pameran.
  3. Ketentuan pameran dan formulir pendaftaran peserta disebarkan sejak setahun sebelum pameran.
  4. Buletin pameran (jika ada) dibuat 2 kali menjelang pameran dengan selang 6 bulan setiap penerbitan.
  5. Pendaftaran peserta pameran ditutup 4 bulan menjelang pameran.
  6. Penetapan peserta yang diterima diberitahukan selambat-lambatnya 3 bulan menjelang pameran, dikirim bersama sampul eksibit dan formulir rincian lokasi.
  7. Juri panfila ditetapkan 6 bulan menjelang pameran.
  8. Materi pameran yang dikirim pos hanya dapat diterima paling cepat 15 hari sebelum pameran.
  9. Publikasi sudah dijalankan jauh hari sebelunya untuk pra kondisi masyarakat setempat.
Untuk pengaturan persiapan Parfila yang paling diperhatikan
  1. Ketentuan pameran dan formulir pendaftran peserta disebarkan sejak 6 bulan sebelumnya.
  2. Pendaftaran peserta ditutup 1 bulan menjelang pamern.
Untuk pengaturan persiapan Parfila disesuaikan dengan kondisi setempat.

Proposal Pameran

Proposal pameran dibuat dengan maksud sebagai upaya pencarian dana kegiatan atau dukungan lainnya dan disebarkan ke pihak-pihak yang diperkirakan dapat berpartisipasi membantu kegiatan pameran. Proposal harus jelas isi dan sasarannya serta dikemas dengan menarik, sehingga menaruik minat partisipan/sponsor.

Proposal pameran filateli berisis :

  1. Pendahuluan/latar belakang
  2. Maksud kegiatan
  3. Tujuan kegiatan
  4. Target dan sasaran
  5. Tema kegiatan
  6. Tempat dan tanggal penyelenggaraan
  7. Susunan Panitia
  8. Agenda kegiatan
  9. Ketentuan pameran dan pembagian kelas
  10. Anggaran pameran
  11. Bentuk-bentuk program kemitraan
  12. Formulir kemitraan/sponsorhip
Panil

Panil digunakan sebagai media untuk pemasangan materi pameran. Panil di Indonesia terbuat dari fiberglass berukuran standar 90 X 120 cm yang memuat 16 lemabr pameran berukuran 23 X 29 cm. Satu muka panil disebut satu frame, tiap panil memiliki dua muka panil (bolak-balik). Panil dimiliki PT Pos Indonesia dan tersebar di Kantor Pos ibukota propinsi/kota besar, sehingga setiap daerah dapat menyelenggarakan pameran secara berkala dan insidentil.

Kebutuhan panil disesuaikan dengan pameran ialah :

Panfila 300>600 frame 150>300 panil

Parfila 40>120 frame 20 > 60 panil

Plfila sesuai keperluan

Jumlah panil disesuaikan dengan luas ruang pamer, sehingga tidak terlalu penuh atau padat. Pengaturan tempat panil dilakukan dengan denah penataan ruang pameran (lihat contoh terlampir). Jarak ideal antar panil yang disusun sejajar adalah 1,5 s/d 2 m pada bagian tengah, dan jarak 2 s/d 3 m pada keliling luar terutama bila ada bursa/booth untuk menghindari kepadatan pengunjung.

Khusus untuk Panfila panitia agar menyediakan tempat/pajangan khusus koleksi kelas literatur dan lemari pajangan kaca untuk penghargaan khusus.

Publikasi Pameran Filateli

Publikasi pameran ditujukan kepada 2 pihak :

Khusus untuk bursa filateli, untuk keikutsertaan pedagang prangko digunkaan formulir tersendiri. Untuk para peserta pameran penyebaran informasi dalam bentuk buletin pameran atau ketentuan pameran, formulir pendaftaran awal/akhir,formulir rincian koleksi dan sampul frame. Dalam ketentuan pameran harus tercantum dengan jelas pembagian kelas pameran, jumlah frame/lembar pameran yang dapat dipamerkan, batas pendaftaran dan pengiriman koleksi, serta biaya pendaftaran peserta, ketentuan tersebut diperlukan untuk digunakan sebagai pedoman menyusun koleksi.

Publikasi bagi publik luas/masyarakat awam harus menarik dan mencapai sasarannya. Sasaran publikasi yang utama adalah para siswa/siswi sekolah khususnya, sekolah-sekolah yang berdekatan dengan lokasi pameran. Panitia hendaknya mengadakan kerjasama dengan pihak sekolah agar dapat mengatur jam kunjungan siswa/siswi ke lokasi pameran.

Selain itu publikasi yang dpaat mengundang massa ialah :

  1. Media elektronik ( TV, Raio, Internet)
  2. Media cetak (iklan, surat kabar, majalah, tabloid, buletin,filateli0
  3. Spanduk di tempat strategis (ditengh kota, jalan utama dan muka kantor pos). Apabila memungkinkan dapat dipasang spanduk raksasa jauh hari sebelum pameran.
  4. Poster yang dicetak secara jelas dan berwarna serta disebarkan di sekolah, prasarana umum,pasar,pusat perbelanjaan dan lain-lain sejauh menjaga kebersihan dn memperhatikan ketertiban dalam pemasangannya. Setelah selesai pameran,spanduk,umbul-umbul dan poster harus dicabut dan dirapihkan kembali.
Gaung publikasi hendaknya dapat dirasakan benar-benar, sehingga tujuan target pengunjung dapat tercapai. Untuk itu alokasi pendanaan publikasi sudah sewajarnya mendapat perhatian yang cukup dalam anggaran kepanitiaan, sebab apabila publikasi gagal, maka pameran akan kurang mendapat pengunjung.

Hubungan Antar Lembaga

Kerjasama dengan instansi terkait seperti Pemerintah Daerah, Kwartir Pramuka, Kantor Depdiknas dan unsur Pers setempat merupakan hal yang perlu dilakukan agar dapat mengajak segenap lapisan masyarakat mengunjungi pameran. Hubungan dengan Kantor Depdiknas dan Kwartir Gerakan Pramuka untuk mengajak partisipasi siswa/siswi mengunjungi pameran secara terencana dan dengan unsur pers (PWI) agar kegiatan pameran dapat lebih diekspos dan diketahui umum. Unsur- unsur dari instansi tersebut hendaknya dilibatkan langsung dalam kepanitiaan selain bantuan dari pihak PT Pos Indonesia (Persero).

Institusi lainnya yang perlu diajak kerjasamanya antara lain :

  1. Kanwil Departemen perhubungan c.q Direktorat Pos dan Telekomunikasi sebagai wakil pemerintah.
  2. Kepolisian setempat untuk pengurusan ijin.
  3. Departemen Luar Negeri, jika ada kedatangan filatelis luar negeri untuk ceramah.
  4. Kantor Bea dan cukai, jika ada koleksi peserta dari luar negeri atau pemeriksaan barang dagangan pedagang luar negeri.
PROSEDUR MENGIKUTI PAMERAN FILATELI

PAMERAN FILATELI TINGKAT NASIONAL

PAMERAN NASIONAL FILATELI

Urutan prosedur sejak menerima informasi, pendaftaran hingga pengiriman koleksi meliputi :

1. Menerima informasi pameran dari panitia berupa :

2. Mempelajari seksama ketentuan Panfila yang diterbitkan Panitia.

3. Mengisi formulir pendaftaran secara lengkap

4. Mengirim kembali formulir pendaftaran, kepada panitia/komisioner Daerah.

5. Menunggu konfirmasi diterimanya pendaftaran dari panitia.

  1. Sambil menunggu konfirmasi dari panitia , pesert. a mulai menyusun koleksi atau memperbaiki koleksi yang ada sesuai ketentuan pameran yang akan diikutinya.
7. Mengisi lengkap formulir rincian koleksi dan sampul frame materi pameran. 8. Menyerahkan/mengirim koleksi kepada panitia.
  1. Pengembalian koleksi dilakukan oleh panitia dengan cara yang sama dengan pengiriman peserta.Khusus Panfila bila peserta yang sudah diterima namun koleksinya tidak jadi dikirim/ditampilkan tanpa alasan yang jelas,dapat dikenakan sanksi tidak dapat mengikuti pameran internasional dan panfila selama 2 tahun berturut-turut.
Pameran Regional Filateli (PARFILA)

Proses serupa dengan panfila namun prosedurnya lebih mudah/ sederhana

1. Formulir pendaftaran dapat berupa foto coPY

2. Tidak diperlukan adanya buletin pameran, kecuali ketentuan pameran.

3. Umumnya peserta langsung diterima sehingga dapat langsung menyusun materi pameran. 4. Pendaftaran ditujukan langsung kepada panitia,karena pada Parfila tidak disyaratkan adanya komisioner cabang/wilayah kecuali panitia menentukan lain.

Pameran Lokal Filateli (PALFILA)

Pada Palfila tidak disyaratkan adanya kompetisi.

Untuk Palfila yang dikompetisikan cara pendaftaran antara lain :

  1. Peserta menghubungi Sekretariat Panitia/ PC PFI setempat dan menyatakan kesediaannya sebagai peserta Palfila.
  2. Jika dikompetisi kan, peserta dapat mengajukan sebagai peserta eksibisi.
  3. Jika ada kelas yang dikompetisikan, peserta mengisi formulir pendaftaran.
  4. Peserta mulai mempersiapkan koleksinya dan menyerahkan sendiri koleksi pada panitia tepat pada waktunya.
Pameran Filateli Tingkat Internasional
  1. Menerima informasi dari panitia melalui PFI Pameran yang dapat diikuti hanyalah pameran filateli tingkat internasional yang diselenggarakan dibawah naungan/didukung oleh FIAP/FIP.

  2. Untuk pameran filateli internasional disyaratkan peserta minimal pernah meraih penghargaan medali perak (silver) pada pameran Filateli Nasional.
  3. Mengajukan permohonan keikutsertaan melalui Komisioner Nasional (National Commissioner/NC) yang telah ditunjuk oleh PFI.
  4. Komisioner Nasional akan mengirimkan formulir pendaftaran dan ketentuan pameran yang umumnya telah tercantum dalam buletin pameran yang dikirimkan.
  5. Peserta wajib mempelajari dahulu ketentuan pameran yang akan diikutinya.
  6. Mengisi formulir pendaftaran (entry form) dalam bahasa inggris yang dikirimkan National Commissioner.
Data yang harus diisi pada formulir ini harus lengkap meliputi :
    1. Nama peserta : nama depan,nama keluarga dan julukan (pseudonum) jika ada.
    2. Alamat peserta (jalan,nomor,kota,propinsi dan negara asal peserta)
    3. Khusus kelas remaja, wajib mengisi tanggal lahir (tanggal,bulan,tahun).
    4. Kelas pameran yang akan diikuti . Khusus kelas remaja dilengkapi dengan kelompoknya ( A,B,C,D)
    5. Judul koleksi yang diikuti, beserta penjelasan singkat mengenai koleksi (bila ada).
    6. Jumlah frame yang didaftarkan. Jumlah lembar tiap frame belum tentu 16 lembar disesuaikan ukuran standar panil penyelenggara.
    7. Ukuran lembar pamer (panjang dan lebar).
    8. Daftar pameran terakhir yang diikuti berikut perolehan medali yang pernah diraih (Tingkat Nasional,Tingkat Internasional).
    9. Pernyataan koleksi milik pribadi.
Mengisi tanggal dan menandatangani formulir. Komisioner Nasional juga akan mengisi tanggal dan tanda tangannya pada tempat yang lain. Formulir yang diisi umumnya 3-4 rangkap. Salah satu rangkap formulir sesuai warna yang ditentukan oleh panitia disimpan oleh peserta. Selebihnya dikirimkan Komisioner.
  1. Mengembalikan formulir pendaftaran yang telah diisi kepada komisioner nasional. Komisioner Nasional akan mengembalikan formulir pendaftaran secara kolektif dari peserta dalam negeri kepada panitia pameran filateli.
  2. Menunggu konfirmasi diterimanya pendaftaran dari panitia melalui Komisioner Nasional.
    1. Buletin no 2 (jika ada )
    2. Formulir rincian koleksi (inventory list)
    3. Sampul frame materi pameran (sesuai jumlah frame yang didaftarkan
  1. Sambil menunggu konfirmasi dari panitia, peserta mulai menyusun koleksi atau memperbaiki koleksi yang ada sesuai ketentuan pameran yang akan diikutinya.
  2. Bila diterima, peserta mengisis formulir pendaftaran akhir(final entry list)
Adakalanya panitia hanya mengirimkan ssatu kali formulir pendaftaran yaitu formulir pendaftaran awal.
  1. Melengkapi dokumen yang akan dsertakan beserta koleksi, yaitu ;
  1. Selesai pameran,koleksi akan dikembalikan sesuai penyerahannya.
BENTUK-BENTUK PENGHARGAAN PADA PAMERAN FILATELI

Dalam penyelenggaraan sebuah Pameran Filateli penghargaan diberikan dalam bentuk medali dan penghargaan khusus yang disediakan oleh pihak penyelenggara dan tidak disediakan dalam bentuk uang. Hal ini tidak lazim diberikan.

Jenis Medali

Urutan jenis medali dalam pameran filateli kompetisi diberikan sesuai perolehan nilai yang ditetapkan oleh Dewan Juri. Urutan jenis medali beserta besarnya nilai adalah sebagai berikut :

Jenis Medali   Notasi Nilai
Medali emas besar

Medali Emas

Medali Vermeil Bear

Medli Vermeil

Medali Perak Besar

Medali Perak

Medli Perunggu sepuh perak

Medali Perunggu

Sertifikat Keikutsertaan

Lager Gold

Gold

Large Vermeil

Vermeil

Large Silver

Silver

Silver Bronze

Bronze

Certifikat Of Particpation

LG

G

LV

V

LS

S

SB

B

CP

95-100

90-94

85-89

80-84

75-79

70-74

65-69

60-64

Í 59

Untuk Kelas Filateli Remaja
Jenis Medali   Notasi Nilai
Medali Vermeil Bear

Medli Vermeil

Medali Perak Besar

Medali Perak

Medli Perunggu sepuh perak

Medali Perunggu

Diploma

Sertifikat Keikutsertaan

Large Vermeil

Vermeil

Large Silver

Silver

Silver Bronze

Bronze

Diploma

Certifikat Of Particpation

LV

V

LS

S

SB

B

D

CP

85-100

80-84

75-79

70-74

65-69

60-64

45-59

Í 59

Peraih Diploma dan sertifikat diberikan penghargaan berupa piagam,bukan dalam bentuk medali.karena penghargaan yang diberikan berdasarkan nilai yang diperoleh dari dewan juri, maka beberapa peserta dapat memperoleh jenis medali yang sama .Setiap peraih medali menerima sertifikat yang menyatakan keabsahan medali yang diraihnya.

Medali Emas

Kemungkinan untuk memperoleh medali emas (Large Gold) atau Emas (Gold) juga sulit jika belum mencukupi perolehan nilai tertentu sehingga bisa terjadi pameran filateli, jenis medali ini tidak ada yang memperolehnya.

Medali Vermeil Besar (Large Vermeil)

Medali Vermeil Besar adalah medali tertinggi yang diberikan untuk filatelis remaja. Untuk kelas Mophila Salon, penghargaan yang diberikan tidak berupa medali, namun berupa juara I, II dan III dalam bentuk penghargaan khusus.

Medali dan penghargaan lainnya dibagikan pada saat malam penghargaan. Untuk para juri dan peserta kelas kehormatan, panitia juga menyediakan sejumlah souvenir berupa medali emas. Bentuk medali umumnya terbuat dari logam sesuai campuran yang disyaratkan (emas,perak dan perunggu) namun dapat disesuaikan dengan kemampuan panitia yang membuatnya. Pada pameran filateli dalam negeri, jenis medali yang satu dengan yang lainnya.

Jenis Penghargaan

Penghargaan khusus

Penghargaan khusus (Special Prize) diberikan kepada peraih tertinggi di kelas masing-masing. Penghargaan khusus yang dibagikan disesuaikan dengan jumlah yang tersedia. Penghargaan khusus umumnya berupa benda seni/benda yang berhubungan dengan filateli yang disumbangkan oleh donatur atas permintaan panitia.

Apresiasi Penghargaan (felicitation)

Pemberian penghargaan khusus, peserta yang menampilkan koleksi prima,mendekati sempurna dan kesalahan dalam pengolahan studi filatelinya diberikan penghargaan tambahan berupa Apresiasi Penghargaan (felicitation). Penghargaan Aprisiai diberikan khusus pada Panfila dan pameran filateli tingkat internasional. Penghargaan apresiasi ini tidak dalam bentuk benda namun ditambahkan dalam piagam penghargaan setelah penulisan medali yang diraih.

Klasifikasi Bentuk Penghargaan

Bentuk Penghargaan tertinggi yang diberikan pada pameran tingkat internasional

Pada Pameran Filateli Dunia Umum (General World Exhibition)

Pada pameran filateli dunia khusus (Specialized World Exhibition) lainnya (International Exhibitions) Diberikan kepada beberapa peraih medali terbaik pada tiap kelas.

- Medali pameran

Diberikan jika peserta memenuhi persyaratan perolehan nilai tertentu

- Piagam penghargaan

Diberikan kepada semua peserta pameran. Sedangkan bentuk penghargaan yang diberikan pada pameran filateli dalam negeri ialah :

  1. Panfila (Pameran Filateli Nasional)a Juara Umum Panfila - PD-PFI pengumpul point terbanyak

  2. b. Koleksi terbaik Panfila - Koleksi dewasa - Koleksi Remaja

    c. Penghargaan khusus - Diberikan kepada beberapa peraih medali tertinggi ditiap kelas.

    d. Medali pameran - Diberikan jika peserta memenuhi persyaratan nilai tertentu.

    e. Piagam penghargaan - Diberikan kepada setiap peserta pameran.

  3. Parfila (Pameran Regional Filateli)a. Juara Umum Panfila - PC-PFI pengumpul point terbanyak

  4. b. Koleksi terbaik Panfila - Koleksi dewasa - Koleksi Remaja

    c. Penghargaan khusus - Diberikan kepada beberapa peraih medali tertinggi ditiap kelas.

    d. Medali pameran - Diberikan jika peserta memenuhi persyaratan nilai tertentu.

    e. Piagam penghargaan - Diberikan kepada setiap peserta pameran.

  5. Palfila (Pameran Lokal Filateli)
    1. Juara Umum Panfila - Klub pengumpul point terbanyak
    2. Koleksi terbaik Panfila - Koleksi dewasa - Koleksi Remaja
    3. Penghargaan khusus - Diberikan kepada beberapa peraih medali tertinggi ditiap kelas.
    4. Medali pameran - Diberikan jika peserta memenuhi persyaratan nilai tertentu.
    5. Piagam penghargaan - Diberikan kepada setiap peserta pameran
PEDOMAN KOMISIONER PAMERAN FILATELI
  1. Komisioner Jenderal Filateli selanjutnya disebut Komisioner Jenderal ialah filatelis yang ditunjuk dalam suatu kepanitiaan Pameran Filateli dan bertanggungjawab untuk :
    1. Mengkoordinir semua Komisioner Pameran Filateli.
    2. Menyeleksi formulir pendaftaran peserta pameran bersama koordinator pameran.
    3. Menjalankan korespondensi dengan semua Komisioner.
    4. Menyiapkan Berita Persiapan Kemajuan Pameran kepada para Komisioner.
    5. Memimpin rapat Komisioner dan menampung saran/keluhan Komisioner.
    6. Memberikan saran teknis dan penyelenggaraan pameran pada rapat panitia.
    7. Mempersiapkan segala hal utama teknis pameran untuk disampaikan kepada anggota panitia lainnya.
2. Komisoner Pameran Filateli selanjutnya disebut Komisioner ialah yang ditunjuk dan bertanggungjawab untuk :
    1. Mencari dan mendaftarkan peserta pada suatu Pameran Filateli yang ditunjukE/font>
    2. Membantu pengurusan keikutsertaan filatelis dalam suatu Pameran Filateli
    3. Membawa koleksi peserta yang didaftarkannya kepada Panitia Penyelenggaraan Pameran.
    4. Mengembalikan koleksi peserta dalam keadaan utuh setelah selesainya pameran.
    5. Membawa penghargaan yang diterima oleh peserta pameran yang diikutinya.
    6. Melaporakan hasil-hasil pameran dan kunjungannya kepada pengurus PFI.
3. Koordinator Pameran ialah orang yang ditunjuk oleh Federasi/Perkumpulan Filatelis untuk mengkoordinir, mengawasi dan membimbing persiapan Pameran Filateli.
  1. Pameran Filateli selanjutnya disebut Pameran ialah arena pameran koleksi benda filatelimilik para filatelis (perorangan) maupun instansi/perkumpulan/administrasi pos.
  2. Pameran Filateli secara umum dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
    1. Pameran Filateli Tingkat dunia Umum (general) maupun khusus (Specialized) adalah Pameran Filateli yang diselenggarakan di bawah naungan (patronge),perlindungan(auspices) atau dukungan (support) dari Federasi Filatelis dunia (F.I.P)/Federasi Filatelis Asia Pasifik ( F.I.A.P)
    2. Pameran Filateli Internasional adalah Pameran Filateli yang diselenggarakan di bawah naungan (patronage),perlindungan(auspices) atau dukungan (support) dari federasi Filatelis Asia Pasifik (F.I.A.P).
    3. Pameran Nasional Filateli (Panfila) adalah pameran yang diselenggarakan minimal satu kali setahun oleh Pengurus Pusat Perkumpulan Filatelis Indonesia namun pelaksanaannya diserahkan kepada Pengurus Daerah PFI yang disetujui dalam Kongsres Nasional/Rapat Tahunan Nasional PFI.
    4. Pameran Regional Filateli (Parfila) adalah pameran filateliyang diselenggarakan minimal satu kali setahun oleh Pengurus Daerah setempat dimana pesertanya terbatas pada filatelis dari beberapa daerah yang berdekatan atau dari seluruh cabang didaerah tersebut. Penyelenggaraan Pameran ini disetujui dalam Musyawarah Daerah /Rapat Tahunan daerah PFI setempat.
    5. Pameran Lokal Filateli (Palfila) adalah Pameran Filateli yang diselenggarakan minimal satu kali setahun oleh Pengurus Cabang setempat dimana pesertanya terbatas anggota cabang PFI setempat. Penyelenggara Pameran ini disetujui dalam musyawarah Daerah/Rapat Tahunan Daerah PFI setempat.
  1. Peraturan Pelaksana ini disusun berdasarkan ketentuan-ketentuan dalam The General Regulation of the F.I.P for Exhibition (Grex) dan disesuaikan dengan situasi dan kondisi di Indonesia.
Peringkat Komisioner Pameran Filateli
  1. Dalam suatu Pameran Filateli para Komisioner dipimpin oleh seorang Komisioner Jenderal.
  2. Komisioner Pameran Filateli diklasifikasikan sebagai berikut :
    1. Komisioner Nasional
    2. Komisioner Daerah
    3. Komisioner Cabang
  1. Komisioner Nasional ditentukan dalam rapat PP-FI dan lingkup tugasnya untuk Pameran Filateli Internasional baik didalam negeri maupun diluar negeri .
  2. Komisioner Daerah ditentukan oleh PDPFI setempat dan bertugas untuk Pameran Nasional Filateli.
  3. Komisioner Cabang ditentukan oleh PC PFI setempat dan bertugas untuk Pameran Nasional Filateli.
  4. Dalam suatu Pameran Lokal Filateli tidak perlu dibentuk Komisioner.
  5. Asisten Komisioner diperkenankan jika Komisioner yang bersangkutan telah mendapatkan sekurang-kurangnya 60 muka panil (frame) koleksi dan disetujui oleh Panitia Penyelenggara.
Persyaratan Umum
  1. Persyaratan Umum menjadi Komisioner adalah :
    1. Warga Negara Indonesia yang sehat fisik dan jasmani
    2. Anggota dari perkumpulan Filateli Indonesia.
    3. Aktif berpartisipasi dalam Perkumpulan Filateli Indonesia.
    4. Kepribadian dikenal oleh anggota Perkumpulan Filatelis lainnya.
    5. Berpendidikan minimal lulusan SLTA.
    6. Memiliki koleksi Filateli
    7. Memahami peraturan standar nasional yang berlaku yaitu :
h. Mengerti dan mampu melaksanakan Peraturan Pelaksanaan ini.

2. Pesyaratan khusus untuk klasifikasi Komisioner Nasional ialah :

    1. Pernah mengikuti suatu pameran filateli internasional
    2. Memahami peraturan standar F.I.P (edisi revisi tahun 1995) yang berlaku pada pameran dan penjurian yaitu :
    1. Minimal dapat berbahasa Inggris aktif atau bahasa asing yang digunakan di negara penyelenggara.
    2. Bersedia menanggung sendiri biaya perjalanan, pengurusan dokumen, airport tax dan lain-lain bilamana tidak disediakan oleh PFI maupun Panitia Penyelenggara.
    3. PFI tidak bertanggung jawab atas segala tindakan/hal yang dilakukan oleh Komisioner Nasional selama berada diluar wilayah Republik Indonesia.
    4. Mampu untuk membawa sekurang-kurangnya 2 koleksi yang dipertandingkan.
  1. Persyaratan khusus untuk klasifikasi Komisioner Nasional ialah :
    1. Bilamana tidak disediakan panitia penyelenggara, maka biaya perjalanan dan akomodasi bersedia ditanggung yang bersangkutan.
    2. Mampu untuk membawa sekurang-kurangnya 2 koleksi yang dipertandingkan pada Panfila. Jenis koleksi pada kelas Mophila, kelas Pemula (Novice) tidak masuk dalam ketentuan ini. Bilamana Komisioner tidak memnuhi ketentuan ini,maka segala haknya dapat dicabut oleh Panitia Penyelenggara.
  1. Seseorang yang telah beberapa kali menjadi komisioner hendaknya dibatasi untuk memberi kesempatan kepada orang lain yang ingin menjadi komisioner , kecuali jika tidak ada yang bersedia. Bilamana ada lebih dari satu calon komisioner yang mengajukan diri, maka keputusan harus diambil secara musyawarah dalam suatu rapat pengurus PFI.
Kewajiban Komisoner
  1. Komisioner bertanggungjawab penuh untuk berhubungan antara Panitia Penyelenggara dengan peserta pameran.
  2. Komisioner berkewajiban untuk ;
    1. Mengirimkan nama jelas,alamat lengkap dengan kodepos,telepon dan faksimile disertai pas foto berwarna kepada panitia penyelenggara.
    2. Memberithukan dan menyebarkan informasi pameran yang akan diselenggarakan kepada filatelis yang berminat.
    3. Menyerahkan formulir pendaftaran awal (Provisional Entry Form) kepada para filatelis yang berminat.
    4. Menerima kembali formulir pendaftaran yang telah diisi peserta.
    5. Meneruskan formulir-formulir yang telah diisi dan ditandatangani oleh komisioner kepada Komisioner Jenderal sebelum batas waktu penyerahan terakhir.
    6. Memberitahukan kepada peserta yang telah diterima dengan melampirkan formulir pendaftaran terakhir (Definitive Entry Form) supaya diisi kembali.
    7. Menagih biaya pendaftaran peserta (selain kelas remaja) serta mentrasferkannya kepada panitia penyelenggara sebelum batas waktu yang ditetapkan.
    8. Meneruskan sampul frame,formulir penjelasan koleksi (Inventory of list Exhibit) dan dokumen lain (stiker,buletin,souvenir) yang menjadi kewajiban peserta.
    9. Setiap pemberitahuan/kiriman dari panitia penyelenggara yang harus diteruskan kepada peserta wajib diterima dalam waktu paling lama 7 hari.
3. Apabila komisoner dapat hadir dalam pameran, maka ia berkewajiban untuk :
    1. Bertanggung jawab penuh atas koleksi pameran peserta yang dibawanya kepada BIN Room demikian pula sebaliknya pada waktu pengembalian dari BIN Room hingga sampai kembali kepada peserta pameran.
    2. Hadir dalam arena pameran selama penjurian berlangsung dan sipa menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh para juri.
    3. Menghadiri kegiatan-kegiatan yang terjaadi selama pameran berlangsung seperti pemasangan koleksi pameran, pembukaan pameran,rapat komisioner nasional, malam penghargaan,penerimaan medali atas nama peserta dan penerimaan kembali bahan pameran.
    4. Membuat laporan tertulis mengenai pameran filateli yang dihadirinya dan diserahkan kepada PP PFI atau PD PFI sesuai tingkatannya.
    5. Dalam laporan tercantum hal-hal sebagai berikut :
    6. Nama Pameran, tempat dan waktu pameran.
    7. Kondisi pameran,jumlah panil, jumlah peserta dan kelas yang dipertandingkan.
    8. Jumlah juri dan komisioner yang hadir.
    9. Hasil peraihan medali peserta dibandingkan peserta negara lain/daerah
    10. Hasil rapat yang dihadiri.
    11. Hal-hal penting lain yang perlu dilaporkan.
  1. Komisioner harus berhubungan secara terus menerus dengan panitia penyelenggara dengan alasan yang kuat bilamana :
    1. Koleksi yang dipamerkan tidak jadi dibawa/dipamerkan olehnya.
    2. Koleksi yang sudah dipajang salah satu urutan pemasangannya/miring penataannya.
    3. Koleksi yang sudah diterima panitia penyelanggara tapi tidak jadi dipamerkan oleh panitia.
  1. Komisioner Nasional wajib melaporkan keberangkatannya kepada Petugas Bea dan cukai di bandar udara dimana ia berangkat dan kembali mengenai koleksi pameran yang dibawanya.Hal ini untuk menghindari kesulitan dengan pihak bea dan cukai sewaktu kembali dari luar negeri. Sangat dianjurkan membawa surat pengantar dari Departemen Perhubungan/Dirjen Postel untuk memperlancar keberangkatan/pemeriksaan barang.
  2. Komisoner harus menjaga dengan gaik bahan pameran yang dibawanya.Jika menggunakan pesawat udara harus dimasukkan dalam kabin penumpang dan jangan sekali-sekali memasukkan dalam bagasi barang.
  3. Apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti kebakaran, kebanjiran, perampokan, pembajakan pesawat, peperangan dan lain-lain yang termasuk kategori " Force Majeure" maka komisioner dibebaskan dari penggantian kerugian.
Hak Komisoner
  1. Komisoner yang bertugas pada pameran filateli internasional berhak mendapat tanggungn dari panitia penyelenggara atas :
    1. Penginapan di hotel sejak 2 hari sebelum pameran dimulai sampai dengan 1 hari setelah berlangsungnya pameran. Fasilitas penginapan yang diberikan minimal setara hotel bintang 3. Satu kamar diperkenankan untuk diisi sebanyak-banyaknya 1 orang Komisioner. Bila mana Komisioner membawa pendamping maka pendampingnya boleh saja memanfaatkan kamar komisionernya.
    2. Konsumsi yang layak selama pameran yang dapat diganti dengan uang.
    3. Fasilitas penjemputan di lapangan udara/pelabuhan/stasiun kereta api dengan perjanjian kepada pihak panitia sebelumnya.
    4. Undangan untuk segala resepsi/seminar/rekreasi kegiatan penting yang berkaitan dengan pameran tersebut.
    5. Tiket masuk terusan jika dikenakan tiket atas pengunjung.
    6. 1 katalog pameran
    7. 1 copy lengkap hasil penjurian (buku palmares)
    8. 2 tiket masuk resepsi malam penghargaan (Palmares Night)
    9. 1 medali kenang-kenangan minimal vermeil
2. Komisoner yang bertugas pada pameran filateli didalam negeri berhak mendapat tanggungan dari panitia penyelenggara atas :
    1. Penginapan di hotel sejak 2 hari sebelum pameran dimulai sampai dengan 1 hari setelah berlangsungnya pameran. Fasilitas penginapan yang diberikan minimal setara hotel melati 2 untuk Panfila dan hotel melati 1 untuk Parfila. Satu kamar diperkenankan untuk diisi sebanyak-banyaknya 2 orang Komisoner. Bilamana Komisoner membawa pendmping maka pendampingnya harus menanggung biaya akomodasi sendiri.
    2. Konsumsi yang layak selama pameran yang dapat diganti dengan uang.
    3. Fasilitas penjemputan di lapangan udara/pelabuhan/stasiun kereta api dengan perjanjian kepada pihak panitia sebelumnya.
    4. 1 katalog pameran
    5. 1 buku hasil penjurian
    6. 1 tiket malam penghargaan
    7. Kenang-kenangan dari panitia
    8. 1 set sampul peringatan pameran bersangkutan dengan Reg. PFI.
  1. Biaya perjalanan Komisioner dari tempat tinggalnya ke tempat pameran selama keungan Panitia?Pp PFI tidak mengijinkan, maka harus ditanggung sendiri. Untuk pelaksanaan tertentu, misalnya komisioner yang merangkap juri atau pada saat yang bersamaan diselenggarakan rapat tahunan atau kongres, maka Komisioner dapat memanfaatkan biaya tanggungan transportasi yang diberikan.
  2. Komisioner harus diberitahu oleh panitia penyelenggara mengenai semua undangan peserta kelas non-kompetitif.
Sanksi Untuk Komisioner
  1. Apabila Komisioner tidak memasukan laporan tertulis kepada PP-PFI atau PD PFI mengenai tugas yang menjadi tanggung jawabnya, maka ia dapat tidak ditunjuk lagi sebagai Komisioner selama belum menyerahkan lapoeran tertulis tersebut.
  2. Apabila komisioner lalai melakukan kewajibannya sebagaimana tercantum dalam pasal 4 ayat 2 dan 3, maka ia tidak dapat lagi ditunjuk sebagai komisioner pada pameran-pameran berikutnya. Keputusan ini akan ditentukan dalam rapat PP PFI atau PD PFI setelah komisioner tersebut diberikan kesempatan mengemukakan sebab-sebabnya.
  3. Apabila oleu suatu hal lain Komisioner berhalangan melakukan tugasnya, maka PP PFI/PD PFI harus segera menunjuk penggantinya. Hak dan kewajibannya sama dengan Komisioner yang digntikannya.
Pemberian Penghargaan
  1. Pemberian penghargaan yang diterima Komisioner pada pameran filateli internasional dalam bentuk Vermeil diberikan pada acara malam penghargaan (Palmares Night) atau kegiatan bersama lainnya, antara lain : rekreasi.
  2. Dalam kondisi keuangan terbatas, misalnya dalam Panfila /Parfila, maka penghargaan kepada komisioner dapat diganti dalam bentuk yang lebih sederahana disertai sertifikat ucapan terima kasih.
Source: http://filateli.wasantara.net.id dan http://www.prangko.com
Menu Utama